Usuarios e invitaciones

La pantalla Usuarios es donde armas tu equipo de trabajo: el dueño, el administrador de la finca, el mayordomo, la persona que ordeña o la que lleva el inventario. Cada persona entra con su propio correo y su propia contraseña, y lo que puede hacer depende de su rol. Solo el rol Administrador puede abrir esta pantalla. Si un Operario intenta entrar, la app lo devuelve al Panel Central con el aviso “Esta sección es solo para administradores.”

Tener un usuario por persona te da algo valioso: cuando alguien registra un lote o una vacuna, queda guardado quién fue. Por eso no recomendamos compartir una misma cuenta entre varias personas.

Qué ves en la pantalla

Arriba aparece el título Usuarios con la frase “Gestiona el equipo que accede a TerraCore y su rol.” y un contador con el cupo de tu plan, por ejemplo “3 de 5 usuarios del plan Semilla”. A su lado tienes los botones Mi perfil y Invitar usuario (en el celular el segundo se llama Invitar).

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Pantalla Usuarios

Pantalla Usuarios del administrador con el contador '3 de 5 usuarios del plan Semilla', los botones Mi perfil e Invitar usuario, las tarjetas de roles, los chips de filtro, el buscador y la tabla con al menos 3 usuarios (un Administrador y dos Operarios).

Debajo del encabezado encuentras:

• Tarjetas de roles: un resumen de los roles Administrador y Operario y cuántas personas tiene cada uno.
• Chips de filtro: para ver solo los administradores, solo los operarios, o a todos.
• Buscador: encuentra a alguien por nombre, correo o rol.
• Tabla de usuarios, con estas columnas: ID, Nombre completo, Cargo, Correo, Teléfono, Rol, Estado, Fecha de ingreso y Último acceso.

La columna Último acceso te dice si la persona ya entró alguna vez. Mientras alguien no haya aceptado su invitación y creado su contraseña, verás Nunca. La persona invitada aparece con estado Activo desde el primer momento, así que Nunca es tu señal de que aún no ha entrado.

Cuántos usuarios puedes tener

El plan Semilla incluye hasta 5 usuarios en total. Para saber si te queda cupo, mira el contador de la cabecera. Esto es lo que cuenta:

No hay un tope por rol: puedes tener 5 administradores, o 1 administrador y 4 operarios, o cualquier mezcla que sume 5. Si necesitas liberar un cupo, la forma de hacerlo es eliminar a un usuario (desactivarlo no libera el cupo).

Qué pasa cuando llegas al límite

El botón Invitar usuario no se apaga cuando completas los 5. Al tocarlo, en lugar del formulario se abre una ventana titulada Límite de usuarios alcanzado, con el mensaje “Mejorar a Profesional para poder añadir más usuarios.” y dos botones: Ver planes y Cerrar. Más usuarios es una característica del plan Profesional (ver Qué no incluye Semilla).

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Aviso de límite de usuarios

Ventana 'Límite de usuarios alcanzado' con el texto 'Mejorar a Profesional para poder añadir más usuarios.', la tarjeta del plan Profesional y los botones Ver planes y Cerrar.

Invitar a una persona

Invitar es el único camino para sumar gente: nadie crea su cuenta por su cuenta dentro de tu finca. Tú escribes sus datos, TerraCore le manda un correo y la persona crea su propia contraseña. Tú nunca ves ni defines la contraseña de otro.

Invitar a un usuarioToma 2 minutos

1. Abre Usuarios

   En el menú, dentro del grupo Administración, toca Usuarios. En el celular, abre Más y elige Usuarios.

2. Toca Invitar usuario

   Se abre el formulario. Si ya tienes 5 usuarios, verás en su lugar el aviso de límite.

3. Completa los datos

   Llena el nombre, el correo, la fecha de ingreso y elige el rol. El subtítulo del formulario te recuerda qué va a pasar: “Recibirá un enlace para crear su contraseña.”

4. Toca Enviar invitación

   El botón se activa solo cuando el formulario está completo y correcto. Al enviarlo verás el mensaje “Invitación enviada a” seguido del correo, con la nota “El enlace vence en 7 días.” y un aviso verde con el nombre de la persona creada.

Formulario de invitaciónLo que pide la ventana Invitar usuario

Nombre completoObligatorio

El nombre de la persona como quieres verlo en las listas y en las notificaciones. Ejemplo: Carlos Mejía. Admite letras (con tildes y eñes), espacios, apóstrofes, guiones y puntos; los números y símbolos no se pueden escribir.

Correo electrónicoObligatorio

La dirección donde la persona recibirá el enlace y con la que entrará siempre. Ejemplo: carlos.mejia@correo.com. Cada correo solo puede estar en una cuenta de TerraCore: si ya existe, la app responde “Ya existe un usuario con este correo.”

Fecha de ingresoObligatorio

El día en que la persona empezó a trabajar contigo. Ejemplo: 3 de octubre de 2026. Se elige en un calendario y no puede ser posterior a hoy.

RolObligatorio

Define qué puede hacer. Opciones: Administrador u Operario. Viene marcado Operario. Revisa Roles y permisos antes de elegir.

IDAutomático

Un código tipo USR-002 que TerraCore asigna solo. En el formulario se muestra como referencia y no se puede cambiar.

Campos opcionalesOpcional

Teléfono, Cargo en la finca.

Algunos consejos para llenar el formulario:

• Escribe el correo con cuidado. Si te equivocas, la invitación llega a otra persona o no llega a nadie.
• Si usas teléfono, escríbelo con el indicativo del país y un espacio, por ejemplo +57 3001234567.
• El Cargo es el nombre del oficio en tu finca (Mayordomo, Veterinario, Ordeñador). Aparece en la tabla y en los selectores donde eliges un responsable. Para aparecer como responsable de una vacuna, el cargo debe ser exactamente Veterinario (ver Salud Animal).

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Formulario Invitar usuario

Ventana Invitar usuario con los campos Nombre completo, Correo electrónico, Teléfono, Cargo en la finca, Fecha de ingreso, Rol (Administrador y Operario) y el botón Enviar invitación.

Qué pasa con la invitación

La persona recibe un correo con el asunto Te invitaron a TerraCore y un enlace, válido por 7 días, para crear su contraseña. Cómo lo usa paso a paso, qué ve después de entrar y qué hacer si el enlace falla está en Aceptar una invitación.

Si el correo no sale

A veces el usuario queda creado pero el correo no alcanza a salir. En ese caso la ventana dice No se pudo enviar la invitación, explica que “El usuario quedó creado, pero el correo no salió” y te ofrece el botón Reintentar envío. Tócalo para volver a intentarlo. Ese usuario ya ocupa un cupo aunque el correo no haya salido. Si el reintento falla, revisa que el correo esté bien escrito: la app te lo recuerda con un mensaje que menciona la dirección.

Reenviar una invitación o restablecer una contraseña

En la fila de cada usuario hay un icono Restablecer contraseña. Sirve para dos casos:

• La persona nunca recibió o perdió el correo de invitación, o su enlace venció.
• Alguien olvidó su contraseña y quieres ayudarle.

Al tocarlo, TerraCore envía a esa persona el mismo correo (“Te invitaron a TerraCore”) con un enlace nuevo, válido por 7 días, y te muestra el aviso “Enlace enviado a” con el correo. Esto no cambia la contraseña actual de la persona ni la saca de su sesión: solo le da la opción de crear una contraseña nueva cuando use el enlace. Con tu propia cuenta no se puede: para cambiar tu contraseña usa tu perfil.

Editar a un usuario

Usa Editar usuario cuando cambió un dato: el cargo, el teléfono, el correo o el documento. Puedes modificar nombre, correo, teléfono, cargo, documento (tipo y número), rol y estado. Los campos ID, Fecha de ingreso y Último acceso solo se leen. El botón Guardar cambios se activa cuando cambias algo y todo está correcto. Al guardar verás un aviso con el nombre y la palabra “actualizado”.

Si cambias el correo de alguien, la persona seguirá entrando con el correo nuevo. TerraCore no le envía un mensaje de aviso, así que conviene que se lo comentes tú.

Cambiar el rol de alguien

Úsalo cuando una persona asume más o menos responsabilidad. Se hace desde la fila del usuario, con la opción de Cambiar rol: se abre una ventana con las dos opciones y el botón Asignar nuevo rol. Al confirmar verás un aviso como “Carlos ahora es Administrador”.

• Si la persona tenía la app abierta, pídele que cierre sesión y vuelva a entrar para que el menú y los botones se ajusten al rol nuevo.
• Piensa bien antes de dar el rol Administrador: desde la pantalla Usuarios no podrás editar, degradar, desactivar ni eliminar a otro administrador. Sobre otro administrador solo puedes usar Restablecer contraseña.

Desactivar y reactivar

Desactivar sirve cuando alguien se va de la finca o sale por un tiempo y quieres que deje de entrar sin perder nada de lo que registró.

1. En la fila del usuario, elige Desactivar.
2. Se abre la ventana Desactivar usuario: “¿Seguro que quieres desactivar a (nombre)? No podrá iniciar sesión ni acceder a TerraCore. Sus datos e historial se conservan en el sistema. Puedes reactivarlo en cualquier momento.”
3. Confirma con Desactivar. La fila queda atenuada y el estado cambia a Inactivo.

Para volver a darle acceso, toca Activar en la misma fila. No pide confirmación y muestra el aviso de que la persona fue reactivada. Recuerda que un usuario desactivado sigue ocupando un cupo de los 5.

Eliminar a un usuario

Eliminar es definitivo. Úsalo solo cuando estés seguro, por ejemplo si cargaste un correo equivocado o necesitas liberar un cupo.

1. En la fila del usuario, elige Eliminar.
2. Se abre Eliminar usuario con el texto “Esta acción no se puede deshacer.” y la pregunta “¿Seguro que quieres eliminar a (nombre) (correo) del sistema? Perderá acceso inmediatamente.”
3. Confirma con Eliminar. El cupo se libera.

Qué pasa con lo que esa persona había registrado

Los animales, lotes, vacunas, movimientos y demás registros no se borran. Siguen en tu finca, pero el campo donde aparecía esa persona como responsable queda vacío. Lo que sí desaparece junto con el usuario son sus notificaciones personales y sus accesos por sede. Si lo que quieres es conservar el nombre en el historial, desactiva en lugar de eliminar.

Si más adelante quieres volver a invitar a esa misma persona con el mismo correo, puedes hacerlo, porque el correo queda libre.

Protecciones para que no te quedes sin acceso

• No puedes cambiar tu propio rol ni tu propio estado (“No puedes modificar tu propio rol ni estado.”). En tu fila solo aparece un lápiz, Editar mi perfil, que abre tu perfil.
• No puedes eliminarte a ti mismo (“No puedes eliminar tu propia cuenta.”).
• Para tu propia contraseña, usa tu perfil, no Restablecer contraseña.

Gracias a esto, no puedes quedarte sin acceso por error.

Cómo se relacionan usuarios y sedes

Cada usuario se relaciona con tus sedes a través de los Accesos por sede, y cada registro (animales, cultivos, lotes, insumos) pertenece a una sede. En el primer ingreso, la app te pide agregar a tu equipo y después crear tu sede; sin sede no se pueden crear registros (mira Tu primer ingreso y Sedes).

• Administrador: siempre ve todas las sedes, aunque le asignes accesos, y también las que crees después.
• Operario sin accesos asignados: ve todo lo de la finca.
• Operario con accesos asignados: ve solo los registros de las sedes a las que tiene acceso.

Ejemplo: invitas a Carlos como Operario y quieres que trabaje solo en Finca Santa Rosa. Primero lo invitas desde esta pantalla. Después, en la fila de Carlos, usas Accesos por sede y le das acceso a esa sede. Carlos sigue siendo Operario, pero solo ve lo de Finca Santa Rosa.

El detalle completo, con el paso a paso, la regla de qué pasa al quitar el último acceso y un ejemplo, está en Sedes. Si eliminas a un usuario, sus accesos por sede desaparecen con él.

Quién puede hacer qué

El Operario ve una lista reducida de compañeros (nombre, cargo y rol) solo para poder elegirlos como responsables en otros módulos.

Sin conexión

Puedes invitar, editar, eliminar y reenviar accesos aunque no tengas internet. TerraCore guarda la acción y la envía cuando vuelva la señal:

• Al invitar sin conexión aparece la ventana “Invitación guardada para” con el correo, y la fila queda marcada como pendiente hasta que se sincronice. El correo sale cuando vuelve la conexión.
• El límite de 5 usuarios se revisa con lo que la app tiene guardado. Si al sincronizar el servidor encuentra que ya no hay cupo o que el correo ya existe, rechaza la invitación y la deja en el panel Cambios rechazados (ver Trabajar sin conexión).

Si tu cuenta está en solo lectura

Cuando la prueba gratuita terminó sin tarjeta, o un cobro falló, tu cuenta pasa a solo lectura. Puedes ver la lista de usuarios, pero al tocar Invitar usuario, Editar, Cambiar rol, Desactivar o Eliminar aparece una ventana (Plan requerido o Acceso de solo lectura) en lugar del formulario. Revisa Estado de tu cuenta para saber cómo reactivarla.

Siguientes pasos

• Roles y permisos: qué puede hacer cada rol, módulo por módulo.
• Sedes: crea tu sede (obligatoria para registrar datos) y limita qué sede ve cada persona.
• Perfil: tus datos y tu contraseña.